Cierre y conclusión

¿Principales aprendizajes en el curso de Teoría Administrativa en general?

·         Aprendí más a fondo de lo que implica el proceso administrativo y su importancia en cada área (planear, organizar, dirigir y controlar).

·         Aprendí acerca de las habilidades gerenciales, de liderazgo, comunicación  y trabajo en quipo.

·         Puse en práctica valores como responsabilidad, orden, compromiso, ética, empatía y creatividad.

¿Principales conclusiones del uso del blog?

•          En conclusión el blog estimula un pensamiento crítico y analítico.
•          Es un recurso tecnológico importante, ya que se le puede dar un uso productivo, enriquecedor, complementario y educativo, como lo es este blog.
•          Es una herramienta para aportar conocimientos y datos importantes sobre diversos temas, en este caso sobre la administración en sí.

Para cerrar este blog, termino con dos frases celebres que describen lo que he aprendido en este curso y como me he desarrollado con respecto al blog.

"A veces creemos que lo que hemos logrado es sólo una gota en el océano, pero sin ella el océano estaría incompleto" 
Madre Teresa de Calcuta

"Cuando te comprometes profundamente con lo que estás haciendo, cuando tus acciones son gratas  para ti y, al mismo tiempo, útiles para otros, cuando no te cansas de buscar la dulce satisfacción de tu vida y de tu trabajo, estás haciendo aquello para lo que naciste"  
Gary Zukav

Administradora por un día

Día como administradora

La “practica- teoría” dentro de una empresa van de la mano. En mi día como administradora pude observar, laborar, y compartir dentro de una empresa las labores y funciones que se realizan en una jornada laboral ordinaria.

Tuve la oportunidad de realizar mi día como administradora en la empresa privada e internacional KPMG, en la cual me atendió principalmente Doña Alina Sandoval gerente Financiera- Administrativa, a su vez su asistente Valeria Villalobos y por un breve momento al final de la jornada Doña Jennifer Vargas encargada de Recursos Humanos.

“KPMG es una Firma con respaldo global que entiende la dinámica particular de cada mercado, ante un entorno de creciente competitividad y las altas expectativas de rentabilidad de accionistas e inversionistas.” Alfonso Amén, Socio Director de KPMG, Costa Rica.

Mi día como administradora inicio en horas de la mañana con la asesoría y acompañamiento de Valeria Villalobos. Ella muy amablemente me compartía sus funciones y cómo trabaja el departamento en el que ella se encuentra.

Posteriormente a la compañía de Valeria,  me atendió Doña Alina Sandoval en su oficina, como antes mencionado ella es la encargada de la parte financiera como de la administrativa asumiendo un rol de gerente en ambos sectores. Iniciamos una interesante conversación por medio de una entrevista que se realizó a Doña Alina.

Algunas preguntas fueron:

1.    ¿Cómo se maneja la ética empresarial en KMPG?

La ética empresarial en KPMG se inculca a través de cursos anuales sobre los valores de la empresa ya que todas las políticas internas de la empresa así como la formación a empleados proceden de la casa matriz. Estos cursos son evaluados y al finalizar entregan un certificado a todos los empleados como incentivo de motivación.

2.    ¿Qué tipos de estrategias se implementan en KPMG?

En KPMG se implementa la estrategia competitiva, ya que se diferencian por costos y por medio del liderazgo, así mismo utilizan la estrategia corporativa.

3.    ¿Qué acciones realiza en el proceso administrativo?

·         Planea el presupuesto hasta controlarlo

·         Controla el presupuesto de los demás departamento con base en los estados financieros

·         Organiza el departamento y las tareas a realizar dentro de un plazo

·         Lidera  a sus empleados por medio de objetivos con el fin que cada uno se preocupe por lo asignado.

En conclusión observe y aprendí como todos dentro de la empresa trabajan con un compromiso y principalmente como existen temas como ejes transversales a los vistos en clase , los cuales son el orden, la disciplina y compromiso dentro del área laboral. Me parece que Doña Alina como todos los demás administradores que laboran dentro de esa prestigiosa empresa son personas con habilidades gerenciales desarrolladas, capacitadas, motivadas y lideres ante la demanda de su vocación. 

Reflexión : ¿Por qué es importante el control?

Personalmente considero que el control dentro de una organización asume un rol indispensable y con una importancia de alto rango, ya que sin control los resultados de los planes y metas en su mayoría podrían fallar.

El control es importante dentro de una empresa por varias razones. Entre ellas se puede mencionar que el control garantiza una calidad o la puede mejorar en alto porcentaje, ya que, antes, durante y después de algún proceso al detectarse algún desvió el problema aplicándole el control se corrige y el objetivo planeado saldría de la mejor manera.  Seguidamente considero que el control es importante porque es una forma efectiva de saber si las metas se alcanzaron y de no ser así debe de haber un reporte justificando la causa, gracias al control.  

 Asimismo, el control es importante porque brinda información completa a la empresa u organización así como ofrece una retroalimentación. También cabe mencionar que la buena aplicación de las acciones que conllevan controlar brinda una protección a la organización y a sus bienes como son los activos principalmente. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades, ya que les ayuda a detectar cambios en productos y servicios; osea crea una habilidad en los gerentes para enfrentar el cambio.

El proceso de control si bien es cierto reduce costos ,facilita la toma de decisiones, y promueve un trabajo eficaz y eficiente.

El control es muy importante en cualquier empresa ya que facilita y evita muchos aspectos existentes perjudiciales dentro de una organización , además que al haber varios mecanismos de control, la empresa se asegura de ser transparente ante sus clientes.

Control : Etapa del proceso administrativo

Poco a poco en este blog se ha mencionado cada una de las etapas que conforman el proceso administrativo; como lo es la planeación, organización, dirección y por último control.

 En esta entrada se hablará sobre qué se entiende por control como parte del proceso administrativo y principalmente se hablara de los tipos de control que existen, los cuales son aplicables en cualquier organización, asimismo se mencionará un ejemplo en cada tipo de control.

Ahora bien, control se define como la acción o función que monitorea las actividades para garantizar que se realicen según lo propuesto así como también corregir errores o fallos importantes. Estos monitoreos y correcciones son realizados por parte de la gerencia.

Cabe mencionar que el control es un proceso el cual contiene tres pasos. El primero de ellos mide el desempeño real, luego se compara el desempeño real contra un estándar y por último se aplican acciones concretas administrativas para corregir las fallas como son las desviaciones.

El control sucede en tres fases las cuales son en la entrada, procesos y producción. En donde se aplica el primer tipo de control llamado control de pre alimentación es en la fase de entrada; este anticipa problemas. El segundo tipo de control se llama control concurrente el cual sucede en procesos y este tipo corrige problemas en el momento que ocurren. Por último el control de retroalimentación sucede en producción y este tipo corrige los problemas después de que ocurren.

Algunos ejemplo de los tipos antes mencionados son:

1.        Control de prealimentación : Cuando algún restaurante de comida rápida posee sedes y franquicias a nivel internacional , todos los empleados como cocineros o agricultores deben estar capacitados equitativamente para que la calidad de sus productos sea exactamente la misma en cualquier parte del mundo ya que se trata de un mismo negocio y una misma línea.

2.       Control concurrente: Un ejemplo claro es un software de procesamiento de palabras o corrector de ortografía, ya que inmediatamente si una persona escribe en “Microsoft Word” y se equivoca a nivel ortográfico, el software notifica y las personas pueden corregir el error de manera concurrente

3.       Control de retroalimentación: Un ejemplo de retroalimentación puede ser una evaluación de algún proceso o labor ya realizada, por medio de la evaluación se identifican los errores y fallas, y se les busca una solución.

Reflexión :¿ Que cosas puedo hacer para incrementar mi capacidad de liderazgo personal?

Inicialmente debemos saber que los líderes se hacen y no nacen. Se hacen con la práctica, las circunstancias y el tiempo.  Existen ciertos rasgos asociados con el liderazgo que ayudan a identificar o distinguir a una persona líder aunque no con la certeza que lo sea, simplemente es un parámetro, ya que es imposible identificar un conjunto de rasgos que siempre distingan a un líder.

Estos rasgos son: un esfuerzo alto, son ambiciosos, poseen mucha energía, son persistentes, muestran iniciativa, tiene un fuerte deseo de influir en los demás, son seguros de sí mismos, , sinceros, son personas muy confiables, , son capaces de resolver problemas y tomar decisiones, son sociables y asertivos.

Personalmente hay ciertos aspectos por mejorar para poder incrementar mi capacidad de liderar, entre los que debo mejorar son la confianza en mí mismo y la seguridad, la ambición, y el deseo de influir en los demás, ya que de cierta manera no me cuesta llevar la vos cantora en los demás.

Para poder mejorar esos aspectos lo más importante es la aplicación, osea la práctica. Un líder no puede desarrollarse como tal hasta que no lo viva. Segundo punto es trabajar en la confianza en mi misma y poderme sentir segura de lo que hago, por mi personalidad eso es un pequeño defecto ; la seguridad en mi misma:, sin embargo desde hace tiempo lo he venido trabajando. Por último el deseo de liderar va ligado con el impulso que las personas poseen, así que si una persona no puede desarrollar bien el impulso se dificulta un poco el deseo de influir en los demás, por lo que primero se debe trabajar en todos los factores que proporcionan el impulso.

 No menos importante una buena práctica de liderazgo es trabajar en equipos o grupos de trabajo para poner a prueba todas las capacidades. 

Líder como ejemplo a seguir

Hoy en día las personas dependen mucho de algún alto mando que los dirige y guía en las labores o metas por realizar independientemente del contexto. Estamos hablando de un líder, quien se encarga de guiar, motivar, capacitar, acompañar, y dirigir.

Pero.. ¿Cómo se define líder? Bueno, líder se define como alguien que tiene capacidad para influir en los demás y posee cierta autoridad. Ciertamente esa capacidad de influir en los demás  conlleva ciertas características que causan y desarrollan esta habilidad. Entre ellas encontramos: el impulso, el deseo de liderar, la honestidad e integridad, la confianza en sí mismos, carisma,  la inteligencia, conocimientos en el área a liderar y no menos importante la extroversión.

Existen líderes de líderes y cada uno se clasifica dentro de una o varias teorías del liderazgo. Por ello hablare de una persona que personalmente considero líder en mi vida. Es un ejemplo de líder democrático- consultivo, con una dimensión de consideración dentro de las teorías conductuales del liderazgo. Asimismo es una líder de carácter comprensivo que está dentro de la teoría ruta-meta, la cual se basa en que el principal trabajo es ayudar a sus seguidores a lograr sus metas y ofrecer el apoyo necesario para que las metas sean compatibles con la comunidad.

Entonces.. ¿A quién considero líder? Lorena Morales es para mí un ejemplo claro de líder. Ella es una misionera comboniana, quien labora en el Sur Sudan de áfrica desde aproximadamente 20 años. Ella junto con otros misioneros extranjeros se encarga de educar, alimentar, sustentar, y apoyar en la medida de lo posible a los niños y adultos de una población que vive en extrema pobreza y violencia.  Pero sobretodo , motiva a esas personas a tener una esperanza de vida , las acompaña en los sufrimientos que se viven por las guerras hoy en día  y enfermedades que solo se conocen en esas zonas, y los guía a encontrar una fuerza mayor que la humana llámese Dios, amor ,fe, libertad, verdad o justicia.

¿En que se relacionan las acciones que ella realiza con las teorías?

Si bien es cierto su enfoque como líder es la población o sus “seguidores”, por lo que es una líder con comportamiento comprensivo ya que muestra interés por las necesidades de sus seguidores y es amistosa. También se relaciona con líder democrático- consultivo  por que ella busca la participación, escucha preocupaciones y problemas de la comunidad, pero ella se encarga de buscar y tomar las decisiones por el contexto de vida de la población.

Gerentes eficaces / Reflexion

Gerentes eficaces

La importancia de los equipos de trabajo dentro de las Empresas

     Para iniciar equipo de trabajo se define como un grupo cuyos miembros trabajan intensamente sobre alguna meta especifica y común utilizando, responsabilidad individual y mutua, y habilidades complementarias. En las empresas los equipos de trabajo son un ingrediente básico y su desempeño, y eficacia se ven reflejados en resultados y crecimiento de la empresa. Los equipos de trabajo deben ser  flexibles y tener una capacidad de respuesta ante los eventos cambiantes, entre otras características que se mencionaran más adelante. Cabe mencionar que la importancia de los equipos de trabajo es relevante.

Existen cuatro tipos de equipos de trabajo comunes los cuales son :

•       Equipos para la resolución de problemas: Se encargan de mejorar las actividades laborales o resolver problemas específicos.
•      Equipos de trabajo autoadministrado : grupo formal que operan sin un gerente,y aun asi llevan a cabo un proceso de trabajo
•       Equipo interfuncional : Es un equipo de trabajo compuesto por personas de diferentes especialidades.
•          Equipos virtuales: el cual emplea la tecnología para vincular a miembros dispersos con el fin de lograr una meta en común sin perder el contacto con sus miembros.

    Los equipos de trabajo deben ser eficaces , pero ¿Qué hace a un equipo eficaz?. Los equipos eficaces deben tener un contexto ( recursos adecuados, liderazgo y estructura, clima de confianza, evaluación de desempeño y sistemas de recompensas) , una composición (personalidad, capacidades, asignación de roles, diversidad, tamaño y preferencias de los miembros), diseño del trabajo( autonomía, variedad de capacidades, identidad de las tareas y su importancia) por ultimo un proceso ( propósito común, metas especificas, eficacia del equipo, niveles de conflicto y holgazanería social).

   Se entrevisto a la administradora Yajaira Porras Zamora quien labora en Panasonic Centroamérica, Costa Rica. Muy amablemente ella contesto una serie de preguntas relacionadas con el tema de equipos de trabajo entre otros, sin embargo, una de las preguntas relacionadas directamente con este tema será destacada en este blog por su respuesta , ya que deja ver la importancia de mantener los equipos de trabajo motivados por medio de incentivos para que estos proporcionen un buen rendimiento. La pregunta decía: ´¨¿Cómo hace para incentivar el trabajo en equipo en su empresa u organización? Proporcione ejemplos concretos.¨ Yajaira contesta: 

´´Se realiza la implementación de diferentes mecanismos, por ejemplo:

●      Asignar correctamente los puestos de trabajo: Cada trabajador debe ocupar un puesto adecuado a su perfil.

●     En algunas ocasiones se les da la oportunidad  a los empleados de opinar acerca de la toma de decisiones: Se escuchan las propuestas del equipo y, de ser posible, se ponen  en práctica.

●     Garantizar un ambiente de trabajo positivo: Se intenta mejorar la convivencia laboral del equipo, con almuerzos, o momentos en horas laborales donde se pueda compartir sin hablar temas del trabajo.

●     Mejoras en el lugar físico de trabajo: Un lugar limpio y adecuado para las personas que se encuentran ubicadas  en el. Además de mantener todos los suministros que se necesiten para llevar a cabo cada una de las funciones.

●     Motivar e incentivar al equipo por un trabajo bien hecho: Cuando los objetivos se cumplen, es importante reconocerles la labor.´´

                                                                                                                      

Reflexión 

¿Que considero como futura profesional que me ayudara a ser una gerente eficaz ? 

Como futura profesional considero que la personalidad es un fuerte que poseo, ya que mi tipo de personalidad segun los seis tipos de personalidad que Holland describe y propone; es sociable y convencional. Sociable se refiere a ser amistoso, cooperativo y comprensivo, por otro lado al ser convecional soy docil, eficiente y practica. Al poseer estas caracteristicas dentro de mi personalidad destaco el ser comprensiva ya que como futura porfesional esto me ayudaria a ser una gerente eficaz, ya que podria identificar los diferentes tipos de personalidad y asi podria contar con empleados mas satisfechos y de mejor rendimiento si se toma en cuenta la compatibilidad de la personalidad con el tipo de trabajo. Esto como parte de los comportamientos individuales que exiten dentro de una organizacion.

¿Que tendria que mejorar para llegar a ser una gerente eficaz ?

El aspecto que tendria que mejorar esta directamente relacionado con la inteligencia emocional la cual se define como la capacidad de percibir y manejar las pistas emocionales e información. La inteligencia emocional se compone de 5 dimensiones: autoconsciencia, autorregulacion, auto motivación, empatia y habilidades sociales. Personalmente creo que lo que es empatía que se refiere a percibir lo que sienten los demás, y las habilidades sociales que se refiere a saber manejar las emociones de los demás son el aspecto principal por mejorar. Tanto las habilidades sociales como la empatía debo reforzar e ir desarrollando para cumplir con las 5 dimensiones de la inteligencia emocional.